Hur skriver du en värmepumpsoffert som kunden väljer?

Vad jämför kunden när det finns flera offerter?

Kunden jämför det som står på pappret, till exempel pris, materialval och tid. Konsumentverket råder privatpersoner att ta in offerter från flera hantverkare innan de väljer, och skriver att en tydlig offert om bland annat pris, materialval och tid gör det lättare att bedöma hantverkaren och priset.

Din offert hamnar bredvid andra företags offerter. En offert som bara säger ”Installation av luft/vatten-värmepump” följt av en summa går inte att jämföra med en som visar vad som ingår, så kunden ringer och frågar eller lägger din åt sidan.

Vilket underlag från hembesöket ska offerten bygga på?

Offerten ska bygga på det du faktiskt har sett hos kunden, och underlaget ska stå på offerten. Då ser kunden att den gäller just det här huset, och du har något att hänvisa till om förutsättningarna visar sig vara andra.

Skriv in det du har utgått från:

• Uppdraget. Vilken typ av värmepump det gäller och vad som ska göras, till exempel ny installation eller byte.
• Nuläget. Hur huset värms i dag och vad som ska ersättas eller finnas kvar.
• Placering. Var inomhus- och utomhusdelen planeras, så som ni kom överens vid hembesöket.
• Kundens önskemål och krav. Konsumentverket uppmanar kunden att vara tydlig med dem. Skriv ner dem så som du uppfattade dem.
• Antaganden. Det du inte kunde se eller mäta och som kan påverka arbetet. Skriv dem som antaganden, inte som utfästelser.

Ju mer du vet före hembesöket, desto bättre underlag får du. Hur du ställer rätt frågor i förväg går du igenom i guiden om att förkvalificera värmepumpsleads.

Vilka delar ska en värmepumpsoffert ha?

En offert som går att jämföra har samma delar i samma ordning varje gång. Det här ska stå på den:

• Uppdrag och omfattning. Vad som ingår och vad som inte ingår.
• Underlag. Vad du utgått från vid hembesöket, inklusive antaganden.
• Pris. Fast, ungefärligt eller löpande, inklusive moms.
• Material, resor och städning. Vem som betalar vad.
• Tid. Start, slut och eventuellt förseningsvite.
• Rotavdrag. Arbetskostnaden särskilt, och att avdraget är överenskommet före arbetet.
• F-skatt. Att företaget har F-skatt, med organisationsnummer.
• F-gascertifikat. Företagscertifikat och personcertifikat för den som installerar.
• Giltighet och betalning. Hur länge offerten gäller och hur betalningen sker.

Tabellen visar vilka delar som är krav, råd från Konsumentverket eller din egen rekommendation.

Källor: Konsumentverket, februari 2026; Skatteverket; Naturvårdsverket, maj 2026.

En godkänd offert är ert avtal. Muntliga avtal är också bindande men svårare att bevisa, skriver Konsumentverket. Skriv därför in allt som kunden ska kunna räkna med i offerten.

Konsumentverket har tillsammans med branschen tagit fram avtalsmallarna Hantverkarformuläret, som främst används vid reparationer och ombyggnadsarbeten, och ABS för uppförande och tillbyggnad av en- och tvåbostadshus.

Fast pris, ungefärligt pris eller löpande räkning?

Välj ett av tre sätt att sätta pris och skriv ut vilket det är. Konsumentverket beskriver dem så:

• Fast pris: det avtalade priset får inte överstigas.
• Ungefärligt pris: priset får överstigas med högst 15 procent, om inte annat framgår av avtalet.
• Löpande pris: kunden betalar ett timpris för de timmar du arbetar.

Har du varit på hembesök och kan avgränsa uppdraget är ett fast pris det lättaste för kunden att jämföra. Det är också det som binder dig mest, så skriv ut exakt vad priset omfattar, så att det syns vad som ligger utanför.

Ett ungefärligt pris passar när omfattningen inte går att avgränsa. Kunden ser då en siffra som kan bli högre, så förklara vad som kan påverka den. Löpande pris är svårast att jämföra, så ange timpris och en uppskattning av tiden om du väljer det.

Konsumentverket skriver att moms ska ingå i priset om kunden inte får tydlig information om annat. Visa därför priset inklusive moms.

Fast pris utan ett föregående hembesök behandlas för laddboxar i guiden om fast pris för laddbox utan hembesök.

Hur hanterar du rotavdraget på offerten?

Skriv på offerten att rotavdraget gäller arbetskostnaden och vad ni har kommit överens om. Konsumentverket skriver att företag inte är skyldiga att erbjuda rotavdrag. Vill ni använda det måste ni komma överens innan arbetet börjar, och kunden kan inte kräva det i efterhand.

Enligt Skatteverket är det endast arbetskostnaden som ger rätt till rotavdrag, alltså inte material eller resor. Per november 2026 får företaget dra av högst 30 procent av arbetskostnaden inklusive moms. Rot och rut tillsammans får uppgå till högst 75 000 kronor per person och år, varav rotavdraget högst 50 000 kronor.

Skatteverket nämner värmepumpsinstallation som exempel på en installation som kan vara rotarbete, när den medför en del byggarbete och inventarierna är fastmonterade i byggnaden. Kunden måste betala elektroniskt mot faktura, och du måste ha F-skatt. Därför ska arbetskostnaden stå för sig på offerten. Hur avdraget fungerar steg för steg finns i guiden om rotavdrag på värmepump.

Vad ska stå om F-gascertifikatet?

Skriv att företaget har företagscertifikat för F-gas och att installationen utförs av personal med personcertifikat. Certifikaten krävs när delar med köldmedium sammanfogas vid installationen, och kunden ska kontrollera dem.

Naturvårdsverket skriver att en privatperson inte själv får installera, demontera, läckagekontrollera eller serva värmepumpsutrustning. Den som anlitar någon ska kontrollera att giltiga certifikat finns. Enligt Naturvårdsverkets vägledning om stationär utrustning måste personer som installerar vara personcertifierade, och ett företag som installerar kräver ett företagscertifikat.

Gör kontrollen enkel och ange certifikatnummer och vem som utför arbetet. Vad certifikaten kräver i övrigt finns i guiden om certifikat för värmepumpsinstallation.

Lägg till din F-skatt och ditt organisationsnummer. Konsumentverket råder kunden att kontrollera hos Skatteverket att hantverkaren är godkänd för F-skatt.

Hur följer du upp offerten?

Skicka offerten skriftligt, följ upp kort och skriv ner överenskommelsen innan arbetet börjar. Så kan ordningen se ut:

1. Skicka offerten medan hembesöket är färskt, och skriv i följebrevet vad kunden bad om.
2. Fråga vad kunden vill ha klarlagt för att kunna jämföra, och svara skriftligt.
3. Skriv in ändringar som påverkar pris eller omfattning i offerten, i stället för att ta dem muntligt.
4. Följ upp en gång med ett konkret erbjudande, till exempel att gå igenom offerten tillsammans. En uppföljningsplan för de första veckorna efter att kunden hört av sig finns i guiden om svarstid för värmepumpsleads.
5. Skriv avtal när kunden säger ja, med omfattning, pris, betalning och tid, och med rotavdragsöverenskommelsen. Ingås avtalet hemma hos kunden har kunden i regel 14 dagars ångerrätt enligt Konsumentverket, och reglerna går du igenom i guiden om ångerrätt och distansavtal.

Vanliga misstag

• Offerten är en rad och en summa. Utan specifikation går den inte att jämföra, och kunden måste fråga.
• Rotavdraget lovas muntligt. Konsumentverket skriver att kunden inte kan kräva rotavdrag i efterhand om ni inte kommit överens.
• Material och arbete blandas. Rotavdraget gäller bara arbetskostnaden, så redovisa den för sig.
• Momsen är otydlig. Visa priset inklusive moms, om du inte tydligt anger något annat.
• Certifikaten saknas. Kunden ska kontrollera dem, och en offert utan uppgifter ger kunden fler frågor.
• Offerten kostar utan förvarning. Du har rätt att ta betalt för offerten om du har sagt det i förväg. Enligt Konsumentverket behöver kunden inte betala om du inte har sagt något och offerter som regel är gratis i branschen.
• Tilläggen sägs bara muntligt. Skriv ner allt som ändrar pris eller omfattning.

Fler guider för värmepumpsföretag hittar du i översikten om värmepumpar för installatörer.

Om Smart Solar

Smart Solar är en leadförmedlare: vi skaffar förfrågningar från bostadsägare som vill ha offerter på solceller och skickar dem vidare till installatörer. Vi installerar inte själva och säljer inga anläggningar. Vi tar också emot förfrågningar om värmepumpar och söker installatörer som vill ta emot dem. Tjänsten är gratis och oförpliktande för bostadsägaren, som kan få offerter från flera installatörer och väljer själv.